給与計算では、毎月の勤怠データをもとに、基本給・各種手当・残業代・社会保険料・源泉所得税・住民税などを正確に処理する必要があります。

しかし、勤怠管理や労務管理を紙・Excel・手作業で行っている場合、集計ミスや確認漏れが起こりやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。

こうした負担を減らす方法のひとつが、給与計算のアウトソーシングです。

計算作業を外部へ任せるだけではなく、勤怠データの確認や残業代・各種控除の計算、給与明細の作成など、給与に関わる実務全体を整理しやすくなります。

特に、社内に労務の専門担当者がいない場合や、総務・経理担当者がほかの業務と兼任している場合は、給与計算を外部の専門家に任せることで、業務負担を減らしながら、法令に沿った処理を進めやすいです。

この記事では、給与計算をアウトソーシングする際の基本的な流れや、依頼前に準備しておきたいこと、外注先を選ぶときのポイントについて解説します。

社会保険労務士事務所ダブルブリッジでは、給与計算に関わる煩雑な事務処理の負担軽減をサポートしています。

労働保険・社会保険の手続き、時間外労働の集計、割増賃金の計算、源泉所得税や住民税の給与計算への反映などに不安がある場合は、給与計算業務のアウトソーシングについてご相談ください。

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給与計算のアウトソーシングの具体的な流れ

給与計算を外部に依頼する場合でも、会社側が何もしなくてよいわけではありません。

給与計算アウトソーシングの導入には、会社の規模や勤怠管理の状況にもよるものの、初回相談から本稼働まで1〜2か月程度かかるケースがあります。

特に、就業規則や賃金規程の確認、過去データを使ったテスト計算には時間がかかるため、支給日の直前ではなく、余裕を持って相談することが大切です。

給与計算をアウトソーシングする流れは、次の通りです。

• STEP1.現在の給与計算方法を確認する


• STEP2.必要資料を提出する


• STEP3.計算ルールを設定する


• STEP4.テスト計算を行う


• STEP5.毎月の勤怠データを提出する


• STEP6.給与計算結果を確認する


• STEP7.給与明細・振込データを確定する

以下からは、それぞれのステップについて詳しく見ていきましょう。

STEP1.現在の給与計算方法を確認する

まずは、自社で現在どのように給与計算を行っているのか確認します。

たとえば、以下のような内容です。

• 勤怠データをどのように集計しているのか


• 誰が確認しているのか


• 給与ソフトやExcelを使っているのか


• 紙のタイムカードや手書きの出勤簿が残っているのか

給与計算では、勤怠データの集計ミスや転記ミスが起きると、残業代や控除額にも影響するため注意が必要です。

部署ごとに勤怠の締め方や申請方法が違う場合も、確認作業が増えやすくなります。

そのため、外注する前に現在の流れを一度見える化しておくことが大切です。

どの作業に時間がかかっているのか、どこでミスが起きやすいのかを把握しておくと、委託先にも相談しやすくなります。

STEP2.必要資料を提出する

次に、給与計算に必要な資料を委託先へ提出します。

必要な資料の例は、次の通りです。

給与計算では個人情報を扱うため、資料の送付方法も重要です。

メール添付でよいのか、専用システムを使うのか、パスワード管理をどうするのかなど、情報管理の方法も事前に確認しましょう。

STEP3.計算ルールを設定する

資料を提出したら、委託先と一緒に給与計算のルールを設定します。

給与計算では基本給を入力するだけでなく、次のようなさまざまな項目を会社のルールに合わせて処理する必要があります。

• 残業代


• 深夜手当


• 休日手当


• 欠勤控除


• 遅刻早退控除


• 通勤手当


• 固定残業代

特に注意したいのは、会社独自のルールです。

たとえば、残業時間の集計方法、手当の支給条件、欠勤控除の計算方法、固定残業代を超えた分の扱いなどがあいまいだと、外注後に計算結果のズレが起きやすくなります。

委託先に正しく計算してもらうためには、「これまで社内で何となく処理していたこと」も含めて、できるだけ具体的に伝えることが大切です。

STEP4.テスト計算を行う

本格的に外注を始める前に、過去の勤怠データを使ってテスト計算を行います。

テスト計算は、これまで社内で計算した給与額と、委託先が計算した金額に違いがないかを確認する工程です。

総支給額、控除額、差引支給額、残業代、社会保険料、所得税、住民税などを見比べ、計算ルールが正しく反映されているかをチェックします。

テスト計算の段階でズレが出た場合は、勤怠データの出し方や計算ルール、手当・控除の設定などを見直します。

テスト計算を行わずに本稼働へ進むと、初回の給与支給時にミスや手戻りが発生しかねません。

安心して運用を始めるためにも、事前確認は丁寧に行いましょう。

社会保険労務士事務所ダブルブリッジでは、勤怠データや賃金規程の確認、計算ルールの整理など、導入前の準備段階からサポートしています。

自社の給与計算ルールに不安がある場合や、外注前に何を整えればよいか分からない場合は、お気軽にご相談ください。

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STEP5.毎月の勤怠データを提出する

本稼働が始まったら、毎月決められた日までに勤怠データを委託先へ提出します。

提出する内容は、以下の通りです。

• 出勤日数


• 労働時間


• 残業時間


• 有休取得


• 欠勤


• 遅刻早退


• 休日出勤


• 入退社情報


• 休職・復職


• 通勤手当や各種手当の変更

厚生労働省のガイドラインでは、始業・終業時刻は、使用者による現認や、タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間などの客観的な記録を基礎として確認・記録することが原則とされています。

自己申告制による場合も、適正な運用のための措置が必要です。

【原則】使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること

●始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法（いずれかの方法）

ア　使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること

イ　タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

【例外】上記ア・イの方法によることなく、自己申告によりこれを行わざるをえない場合、使用者は以下の措置を講ずること（以下要旨）

①自己申告制の対象となる労働者に対して、本ガイドラインを踏まえ、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。

②実際に労働時間を管理する者に対して、自己申告制の適切な運用を含め、本ガイドラインに従い講ずべき措置について十分な説明をすること

③労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で、時間外労働時間数の上限を設定するなどの措置を講じない　等

引用元：厚生労働省「労働時間の適正な把握方法について教えて下さい。」

したがって、外部へ渡す月次データも、打刻漏れの修正、残業の承認、有給休暇の申請、欠勤、入退社、休職・復職、交通費や手当の変動などを社内で確認・承認済みの状態にしておく必要があります。

打刻漏れや申請漏れがあると、給与計算にも影響します。

そのため、社内では勤怠の締め日、申請の期限、承認の流れをあらかじめ決めておくことが大切です。

たとえば、次のようにスケジュールを決めておくと、毎月の運用が安定しやすくなります。

外注後も、勤怠データの確認は会社側で必要です。

委託先に正しいデータを渡すことが、正確な給与計算につながります。

STEP6.給与計算結果を確認する

委託先から給与計算結果が届いたら、会社側で内容を確認します。

確認する主な項目は、以下の通りです。

• 基本給


• 残業代


• 手当


• 欠勤控除


• 社会保険料


• 所得税


• 住民税


• 差引支給額


• 昇給


• 入退社


• 扶養変更


• 通勤手当の変更


• 休職・復職

給与計算を外注していても、最終的に従業員へ給与を支払うのは会社です。

そのため、計算結果をそのまま確定するのではなく、社内で最終確認を行う必要があります。

不明点や違和感がある場合は、早めに委託先へ確認しましょう。

支給直前になって修正が発生すると、給与明細や振込データの作成にも影響しやすくなります。

STEP7.給与明細・振込データを確定する

給与計算結果に問題がなければ、給与明細と振込データを確定します。

給与明細は、紙で配布する方法のほか、一定の要件を満たせば、Web明細として電子交付する方法もあります。

どの方法で明細を発行するのか、委託先がどこまで対応してくれるのかを事前に確認しましょう。

また、銀行振込データについても、委託先がデータ作成まで対応するのか、会社側で振込手続きを行うのかは契約内容によってさまざまです。

外注範囲をあいまいにしたまま進めると、支給直前に「誰が対応するのか」が分からなくなる可能性があります。

給与明細や振込データを確定した後は、関連する資料を5年間保管することが定められています。

第109条（記録の保存）

第百九条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

引用元：労働基準法 | 第109条

ただし、労働基準法第109条の経過措置により、当分の間は保存期間が3年間とされています。

しかし、実務上は将来的な5年への完全移行を見据え、当初から5年間保存するルールで管理しておくことが推奨されます。

今般の改正では、Q２-１の記録に加え、労基則等に規定にされる以下の記録の保存期間についても、改正法の施行日以後、現行の３年から５年に延長されます。ただし、経過措置として、当分の間は３年が適用されます。

引用元：厚生労働省「改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ」

毎月の給与計算をスムーズに進めるためにも、委託先との役割分担と確認スケジュールをはっきりさせておくことが大切です。

給与計算のアウトソーシングの流れでつまずきやすいポイント

給与計算を外部に委託しても、社内の準備や運用ルールが整っていないと、思ったほど業務が楽にならない場合があります。

たとえば、勤怠データに不備が多い、担当者しかルールを把握していない、委託先との連絡方法が決まっていないといった状態では、外注後も確認や修正に時間がかかってしまいます。

給与計算のアウトソーシングでつまずきやすいポイントは、次の通りです。

• 勤怠ルールが統一されていない


• 担当者しか内容を把握していない


• 紙運用が残り続けている


• 現場側が入力を徹底できない


• 対応範囲を確認していない


• 追加料金の条件を確認していない


• 情報管理体制が整っていない


• 問い合わせ方法が決まっていない


• 会社側に残る責任を確認していない

以下からは、それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

勤怠ルールが統一されていない

部署ごとに勤怠の締め日や残業申請の方法が違うと、委託先へ渡すデータの整理に手間がかかります。

たとえば、ある部署は紙の申請書、別の部署はExcel、さらに別の部署は勤怠システムで管理している場合、確認方法がバラバラになり、ミスや確認漏れが起きやすくなります。

外注前には、打刻方法、残業申請、有休申請、休日出勤の扱い、承認者などを社内でできるだけ統一しておきましょう。

勤怠ルールが整理されているほど、委託先も正確に給与計算を進めやすくなります。

担当者しか内容を把握していない

給与計算の流れや委託先とのやり取りを、特定の担当者だけが把握している状態も注意が必要です。

担当者が休職・退職したり、急に不在になったりすると、勤怠データの提出や計算結果の確認が止まってしまうおそれがあります。

給与は毎月決まった時期に支払う必要があるため、担当者不在を理由に対応が遅れると、従業員にも影響が出てしまいます。

そのため、社内でも業務マニュアルを作成し、主担当者だけでなく、確認者や代行できる人を決めておくことが大切です。

紙運用が残り続けている

給与計算を外注しても、紙のタイムカードや手書きの申請書が残っていると、転記や確認の手間は減りません。

紙の勤怠表は、文字の読み間違い、転記漏れ、紛失などが起こりやすく、委託先へデータを渡す前に社内で整理する作業が必要です。

給与明細や年末調整書類も紙で運用している場合、配布・回収・保管の負担が残りやすくなります。

アウトソーシングを機に、勤怠システムやWeb明細の導入を検討すると、社内の手作業を減らしやすくなります。

現場側が入力を徹底できない

外部に給与計算を依頼しても、現場の打刻漏れや申請漏れが多いと、確認作業は減りません。

たとえば、退勤打刻を忘れる、残業申請が遅れる、有休申請が承認されていないといった状態が続くと、委託先へ正しい勤怠データを渡せなくなります。

その結果、差し戻しや再計算が発生し、かえって手間が増えることもあります。

現場側には、打刻ルール、申請期限、承認の流れをわかりやすく周知しましょう。

締め日前にリマインドを出したり、未入力者を管理者が確認したりする仕組みを作ることも効果的です。

対応範囲を確認していない

「給与計算を外注する」といっても、委託先によって対応範囲は異なります。

毎月の給与計算だけに対応している場合もあれば、賞与計算、年末調整に関する資料回収・データ整理、住民税額の反映、社会保険手続き、給与明細の発行、振込データの作成まで対応している場合もあります。

また、年末調整、住民税の更新、社会保険手続きなどは、委託先の資格や契約内容によって対応範囲が違ってくるのです。

どこまで依頼できるのかを契約前に確認しましょう。

対応範囲を確認しないまま契約すると、「ここまで任せられると思っていたのに、自社対応だった」という事態になりかねません。

契約前には、以下のような項目を確認しておくと安心です。

どこまで委託できるのかを事前に整理しておくことで、外注後の認識違いを防ぎやすくなります。

追加料金の条件も確認しよう

給与計算アウトソーシングでは、基本料金のほかに追加料金が発生する場合があります。

契約前に確認しておきたい費用項目は、次の通りです。

月額料金だけを見て判断すると、実際に運用を始めてから想定より費用が高くなることがあります。

見積もりを確認する際は、基本料金に含まれる業務と、追加料金が発生する業務を分けて確認しましょう。

費用面の不安を減らすためにも、契約前に料金表や見積書の内容を細かく確認しておくことが大切です。

情報管理体制が整っていない

給与計算では、従業員の氏名、住所、給与額、扶養情報、税金、社会保険に関する情報など、多くの個人情報を扱います。

そのため、外注する場合は、次の項目をもとに、委託先の情報管理体制を確認することが欠かせません。

• データをどのように送るのか


• 誰がアクセスできるのか


• 保管期間はどうなっているのか


• 万が一の情報漏えい時にどのように対応するのか

社内でも、給与データを扱える担当者を限定し、共有フォルダやメール添付の扱いにも注意が必要です。

外注先に任せるだけでなく、会社側でも安全に情報を扱う体制を整えましょう。

問い合わせ方法が決まっていない

委託先との問い合わせ方法が決まっていないと、締日前後の確認や修正依頼がスムーズに進まないことがあります。

たとえば、電話で連絡するのか、メールで依頼するのか、チャットを使うのか、誰が窓口になるのかがあいまいだと、連絡の行き違いが起きやすくなります。

給与計算では、支給日までの限られた期間で確認・修正を行わなければなりません。

そのため、通常時の連絡方法だけでなく、急ぎの修正が必要な場合の連絡ルールも決めておくと安心です。

社内の窓口、委託先の担当者、問い合わせ可能な時間、回答の目安、修正依頼の締め切りなどを事前に確認しておきましょう。

会社側に残る責任を確認していない

給与計算を外注しても、会社側の責任がすべてなくなるわけではありません。

勤怠データを正しく集めること、計算結果を確認すること、従業員へ給与を支払うこと、従業員からの問い合わせに対応することなどは、会社側に残る場合が多くあります。

また、委託先が計算した結果であっても、最終的に従業員へ支払う給与を確認するのは会社です。

未払い・過払い・控除ミスなどがあった場合には、従業員への説明や修正対応が必要になります。

そのため、委託先に任せる業務と、社内で対応する業務をあらかじめ分けておくことが重要です。

アウトソーシングを円滑に進めるには、「外注すれば終わり」ではなく、会社と委託先が役割を分担して運用する意識が大切です。

給与計算のアウトソーシングの流れを押さえて、労務管理の体制を整えよう！

給与計算のアウトソーシングは、毎月の計算作業を外部に任せるだけのものではありません。

勤怠管理や申請手続き、給与計算のルール、社会保険手続きなどを見直し、労務管理業務を継続的に運用しやすくする方法です。

外注をスムーズに進めるには、事前に勤怠ルールや提出期限、承認者、委託先の対応範囲を整理しておく必要があります。

特に、紙やExcelでの管理が残っている場合は、打刻漏れや転記ミスが起こりやすいため、アウトソーシングを機に運用方法を見直すことが大切です。

また、給与計算は、残業代や各種手当の計算だけでなく、源泉徴収、社会保険、年末調整、住民税などにも関わります。

そのため、単に「給与計算だけを任せる」のではなく、労務管理全体の流れを整える視点で進めると、毎月の確認作業やミスを減らしやすいです。

社会保険労務士事務所ダブルブリッジには、社会保険労務士4名を含む9名の専門スタッフが在籍しており、給与計算だけでなく、勤怠管理や労務管理の体制まで含めてご相談いただけます。

給与計算の負担を減らしたい場合や業務効率化を図りたい場合、担当者の退職・休職時にも労務管理が滞らない体制を整えたい場合は、お気軽にご相談ください。

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