勤怠管理は、単に出退勤を記録するだけの業務ではありません。

給与計算の基礎となる重要な情報であり、長時間労働の防止や有給休暇の管理にも関わる、会社運営の土台となる業務です。

しかし、紙やExcelなど手作業を中心に管理している場合は、経営者や担当者の負担が大きくなりやすい傾向があります。

また、勤怠管理を効率化したいと思っても、方法が多いため、何から始めればよいのか迷ってしまう方も少なくありません。

この記事では、勤怠管理を効率化する方法やメリット、成功させるポイントを解説していきます。

私たち、社会保険労務士事務所ダブルブリッジでは、人事労務に関するご相談や労働・社会保険等の手続きに対応しています。

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勤怠管理を効率化する方法

勤怠管理の効率化にはさまざまな方法があります。

勤怠管理を効率化する主な方法は、次の通りです。

• 勤怠管理システムを導入する


• 打刻方法の見直しを行う


• 申請・承認フローをデジタル化する


• シフト管理を効率化する

以下からは、それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理を効率化したい場合は、まず勤怠管理システムの導入を検討するのが効果的です。

勤怠管理システムを導入すれば、次の要素を確認しやすくなります。

• 出退勤記録


• 勤務時間


• 残業時間


• 年次有給休暇の取得状況

また、システムが自動で計算や集計を行うため、集計ミスや転記漏れの防止にもつながります。

給与計算と連携可能なシステムであれば、勤怠締め後の作業負担が軽減できます。

打刻方法の見直しを行う

勤怠管理を効率化するには、打刻方法そのものを見直すことも重要です。

たとえば、次の表のように業種や環境に合わせて方法を変えることも効果的です。

どれだけ管理体制を整えても、打刻漏れや誤打刻が多いままでは、確認や修正に時間を取られてしまいます。

申請・承認フローをデジタル化する

残業申請や有給休暇の申請、打刻漏れの修正などの場面では、次のような理由でフローが止まってしまうことがあります。

• 承認者不在で止まる


• 紙申請が総務担当に届かない


• 口頭申請で証跡が残らない


• 打刻修正の理由が不明確

デジタル化することで、紙や口頭でのやり取りが減り、業務の効率化につながります。

また、誰がいつ申請し、誰が承認したのかを記録として後で確認することが可能です。

さらに、申請状況が可視化されることで、承認漏れや処理の滞留にも気づきやすくなるでしょう。

シフト管理を効率化する

シフト制の職場では、シフト自動作成機能を備えたシステムを導入する方法があります。

各従業員の希望や労働条件の違いを考慮してシフトを自動で組めるため、管理者の作業時間を減らし、業務スピードを上げられます。

また、作成したシフトはクラウド上で共有可能です。

従業員にも共有しやすく、変更があった場合もすぐに反映できます。

さらに、誰がいつどの内容を変更したのかを把握しやすくなるため、変更履歴の確認もスムーズです。

複数拠点の状況や、従業員それぞれの希望する働き方に合わせた調整もしやすくなり、シフト管理の煩雑さや運用負担の軽減につながります。

勤怠管理を効率化するメリット

勤怠管理の効率化による代表的なメリットは、次の通りです。

• 作業時間を削減できる


• 集計ミスや計算ミスが起きにくくなる


• 労務リスクが可視化される


• 勤怠データをすぐ活用できる状態になる

以下からは、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

作業時間を削減できる

紙の出勤簿やExcelで勤怠を管理していると、回収、入力、集計、確認、修正といった作業に手間がかかり、経営者や担当者の負担が大きくなりがちです。

そこで、勤怠管理を効率化できれば、こうした手作業を自動化でき、日々の処理にかかる時間を抑えられます。

その結果、従業員対応や制度整備など、本来注力すべき業務に時間を充てられるようになります。

集計ミスや計算ミスが起きにくくなる

勤怠管理を手作業で行っていると、残業時間、深夜勤務、休日出勤、休憩時間などの扱いを間違えてしまうことがあります。

手作業によるミスは、給与計算のやり直しにつながるだけでなく、従業員との行き違いを招く原因にもなります。

勤怠管理を効率化すれば、自動計算に切り替えることが可能です。

そのため、計算ミスを減らし、給与計算のやり直しも減らせるでしょう。

労務リスクが可視化される

勤怠管理を効率化することのメリットのひとつが、長時間労働や休憩不足、有給休暇の取得状況などを把握しやすくなることです。

紙やExcelでの管理では、問題があっても締め日まで気づきにくく、対応が後手に回ることがあります。

問題が起きてから対応するのではなく、早い段階で気づいて運用を見直せるようになることは、労務トラブルの予防につながります。

勤怠データをすぐ活用できる状態になる

勤怠管理を効率化すると、集めたデータをすぐに活用しやすくなります。

勤怠データは、人件費の確認や人員配置の見直し、現場ごとの働き方の把握にも役立つ情報です。

勤怠データを整理された形で管理できれば、必要な情報をすぐに確認しやすくなり、給与計算や社内確認もスムーズになります。

また、複数の拠点や部署がある会社では、全体の状況をまとめて見やすくなることもメリットです。

勤怠データがすぐ使える状態になっていれば、日々の労務管理だけでなく、経営判断にも活用できます。

勤怠管理の効率化を進める手順

効率化を進めるには、いくつかの手順を踏む必要があります。

勤怠管理の効率化を進める手順は、次の通りです。

1. 現状の打刻ルールを整理する


2. 例外パターンを洗い出す


3. 承認フローを簡素化する


4. データ連携先を決める

以下からは、各手順について詳しく見ていきましょう。

1.現状の打刻ルールを整理する

まずは、今の勤怠管理がどのようなルールで運用されているのかを整理しましょう。

たとえば、次のような項目をチェックリストとしてまとめておくと、現状把握に役立ちます。

• 始業時刻・終業時刻の基準は何か


• 残業は事前申請か事後申請か


• 遅刻・早退・中抜けの扱いはどうするか


• 直行直帰や出張時の打刻方法はどうするか


• 在宅勤務時の打刻方法はどうするか

特に、遅刻・早退・中抜けの扱いをルール化しておかないと、システムを導入しても現場で混乱が起こりやすくなります。

また、今まで慣例で処理していた運用がある場合も、そのままにせず見直すことが重要です。

2.例外パターンを洗い出す

次に、通常どおりに進まないケースを洗い出しましょう。

直行直帰や出張、テレワーク、急なシフト変更、打刻漏れなどの例外的なケースがあると、そのたびに確認や個別対応が必要になります。

こうした例外を事前に整理しておけば、現場も判断がしやすくなるのです。

たとえば、打刻を忘れた場合は誰に申請するのか、在宅勤務の日はどの方法で打刻するのか、シフト変更が発生した場合はどう反映するのかなどを決めておくことが大切です。

3.承認フローを簡素化する

申請や承認の流れが複雑すぎると、そこで処理が止まりやすくなります。

確認者や承認者が多すぎると、承認待ちがたまり、締め日の直前に対応が集中しがちです。

そのため、承認フローは必要な確認を保ちながら、できるだけシンプルにすることが大切です。

どの申請を誰が確認するのかを整理し、過剰な承認ステップを整理することで、現場も管理者も対応しやすくなります。

また、承認の流れを簡素化することで、担当者が不在のときでも対応がスムーズになるのです。

ただし、承認段階を減らしすぎると、残業や打刻修正の妥当性を十分に確認できなくなるおそれもあります。

効率化を進める際は、確認すべき申請と簡略化できる申請を分けて設計することが大切です。

4.データ連携先を決める

勤怠データを給与計算ソフトや会計ソフト、人件費の管理資料など、どこに連携させるのかを事前に洗い出しておきましょう。

連携先を決めておけば、二重入力を減らせて、締め後の処理も進めやすくなります。

主な連携先として、次のようなものが挙げられます。

• 給与計算ソフト


• 会計ソフト


• 人件費管理表


• 部門別原価管理


• 社会保険労務士へ共有するデータ


• 年次有給休暇管理簿

また、どのデータをどの形式で使うのかを確認しておくことで、導入後の手戻りも減らすことが可能です。

勤怠管理を効率化する際は、打刻や承認だけで終わらせず、先の業務まで見据えて設計することがポイントです。

社会保険労務士事務所ダブルブリッジでは、勤怠管理の見直しだけでなく、給与計算や労働・社会保険手続きまで見据えた業務設計をサポートしています。

社会保険労務士4名を含む9名の専門スタッフが在籍しており、現場の運用に無理がないかを確認しながら、効率化の進め方をご提案できる点が強みです。

勤怠管理の整理や運用ルールの見直しでお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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勤怠管理の効率化を成功させるポイント

デジタル化やツールの導入をしただけで、すぐに効率化できるわけではありません。

勤怠管理の効率化を成功させるポイントは、次の通りです。

• 現場の運用に合わせて設計する


• 社内に運用ルールを周知する


• 段階的に導入して改善を重ねる

以下からは、それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

現場の運用に合わせて設計する

勤怠管理を効率化するうえで大切なのは、自社の働き方に合った運用にすることです。

デジタルツールをそのまま取り入れても、実際の現場に合っていなければ、打刻漏れや申請漏れが増え、かえって手間が増えてしまいます。

たとえば、職場環境によって、適した打刻方法や確認方法は異なります。

• 外出や直行直帰が多い職場


• 店舗ごとにシフトが異なる職場


• テレワークが可能な職場

そのため、現場で無理なく使えるかを確認しながら運用を設計することがポイントです。

社内に運用ルールを周知する

勤怠管理を改善しても、運用ルールが社内に伝わっていなければ、現場では混乱が起こりやすくなります。

次の内容をまとめたマニュアルを用意しておけば、問い合わせやミスを減らすことにつながります。

• 打刻方法


• 残業申請の流れ


• 休暇の申請方法


• 打刻漏れがあった場合の対応

特に管理者がルールを正しく理解していないと、承認の遅れや判断の食い違いが起こりやすくなります。

マニュアルや社内ルールに落とし込むだけでなく、導入時の説明や社内からの質問に対応できる体制も整えておくことが大切です。

段階的に導入して改善を重ねる

新しい打刻方法や申請ルール、承認方法を一気に変えると、従業員も管理者も慣れるまでに時間がかかり、混乱が起こることがあります。

たとえば、次の順序で導入をしてみましょう。

• 第1段階：打刻方法だけ変更する


• 第2段階：休暇・残業申請をデジタル化する


• 第3段階：給与計算ソフトと連携する


• 第4段階：シフト管理や人件費分析まで広げる

このように段階的に導入することで、従業員の間でも定着しやすくなります。

また、少しずつ進めることで、課題を見つけやすくなることもメリットです。

見つかった課題をひとつずつ改善していくことで、さらなる効率化につなげることが可能です。

勤怠管理の効率化を無理なく進めるために、専門家へ相談しよう！

勤怠管理は、単にシステムを導入すれば効率化するものではありません。

自社に合った方法を選び、現場で無理なく運用できる形にしていくことが大切です。

自社だけで効率化をすることが難しい場合は、早い段階で専門家に相談しましょう。

社会保険労務士事務所ダブルブリッジには、社会保険労務士4名を含む9名の専門スタッフが在籍しています。

勤怠管理を含む人事労務に関するご相談や、労働・社会保険等の手続きに対応しています。

勤怠管理の効率化や就業規則の見直しなどでお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。

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